稟議書の提出方法とメールでの送り方を解説！

融資に関する稟議書の書き方やサンプル銀行から融資を受ける際に必要となる稟議書の件名は、「〇〇銀行との金銭消費貸借契約締結について」と記載します。

借入先と借入金額、返済期間、利息、担保差し入れ、連帯保証人などを簡潔に記すとよいでしょう。

金銭消費貸借契約締結は、財務の関係上、重要な決裁事項です。

書き方のポイントとしては、今回の契約締結は「役員会で了承済み」「予算計画書の範囲内」を明快にすることです。

稟議書を通すためには、必要な情報と重要な情報を見極めることが重要です。

情報が多すぎると重要な点が埋もれてしまうため、必要な情報に絞って詳細に記載することが大切です。

また、誰が読んでもわかりやすく簡潔にまとめることも重要です。

専門用語の使用を最低限に抑え、業界外の人でも理解できるような文章にすることを心掛けましょう。

結論を先に書くことや具体的なデータを引用することも効果的です。

社員それぞれが思い思いに稟議書をまわしてしまうと、承認者も作業に手間取ってしまうためです。

たとえば、稟議書のフォーマットを用意することで、承認者は稟議書を読みやすくなるでしょう。

承認をまわす順番を決めておけば、承認者も迷うことなく稟議書をまわしていくことができます。

このように仕組みを作っておくことで、稟議書は効率的にまわせるようになり承認までの時間を短縮することができます。

また、状況に合わせてワークフローは都度見直し、その時々で最適な仕組みにすることも大切です。

システムやツールを活用すると、承認までの時間は大幅な削減が期待できます。

申請者は規定のフォームで申請し、承認者は送られてきた稟議書を確認するだけの作業となり、メールの中に稟議書が埋もれてしまうこともありません。

また紙代や印刷代などのコストを削減できるほか、決裁された稟議書はそのまま保存されるため、保存のための手間もかからなくなります。

稟議を電子化するメリットとは？

稟議システムを導入して稟議書を電子化すると、さまざまなメリットが得られます。

承認までの時間が短縮できる書面の稟議書は、承認者の元へ書類を持っていくなどの手間と時間がかかります。

承認者から次の承認者まで移動する時間も必要となるため、最終的な承認までは時間がかかりがちです。

しかし電子化した稟議書であれば、これらの時間は必要なく、申請者も承認者も自分のデスクで申請作業や承認作業を完了することができます。

こうして、最終的な承認までの時間を短縮することができるのです。

ペーパーレス化によりコスト削減が可能になる紙に印刷をしない電子化した稟議書を活用すれば、ペーパーレス化につながります。

これにより、紙代、印刷代などのコストを削減することができます。

リモートワークにも対応できるリモートワークの場合、書面の稟議書はオフィスに出社しなければまわすことができません。

リモートワークを導入している企業でも、電子化すれば稟議書をスムーズにまわすことができます。

書類の紛失リスクが低減する書面の稟議書は、どうしても人的ミスにより紛失するリスクを伴います。

しかし電子化できれば稟議書はデータで取り扱うことになるため、物理的な紛失のリスクはありません。

書類の保管がラクになる書面の稟議書の保管はファイリングするなどの手間がかかりますが、電子化した稟議書は保管にそこまで手間がかかりません。

稟議書を電子化すると、さまざまなメリットが得られます。

承認までの時間が短縮できることから、ビジネス面においても大きな魅力となるのではないでしょうか。

ペーパーレス化にもつながるので、ぜひこの機会に導入をご検討ください。

ビジネスパーソンにとってメールは欠かせない存在であり、特に稟議や報告など上司への連絡の際には書き方のルールやマナーを守る必要があります。

稟議とは、自分の権限だけでは決定できない事項について上司や他部署の責任者に回覧させ、承認を得る手続きのことを指し、稟議書という書類を使用します。

稟議が必要な場面は契約や購買などの動きがある場面であり、会社によって異なるため事前に確認が必要です。

従来の稟議は紙による提出が主流であり、時間と工数がかかるため、メールでの稟議が求められています。

稟議書の内容を具体的に説明するためには、数字やデータを用いることが重要です。

稟議書が曖昧だと、承認者が客観的に判断することが困難になります。

メリットや費用対効果については具体的な数字を記載することがポイントです。

また、デメリットに対する対策も記載する必要があります。

稟議書は承認者も責任を負うため、詳細な説明が求められます。

事前に相談をすることでスムーズに稟議を進めることができます。

紙の稟議書とメールの違いには手間や進行状況の把握の難点があります。

ITシステムの導入には、数字を挙げてメリットを示すことが重要です。

デメリットを書く際には、メリットを上回るようにする必要があります。

ワークフローシステムの導入によるメリットは、迅速な意思決定が可能になることです。

デメリットについては記載されていません。

ワークフローシステムの導入を検討している場合は、他社事例や実験結果資料を参考にすることができます。

また、無料トライアルのあるサービスもありますので、興味のある方は活用してみてください。

稟議書を再提出する際には、なぜ却下されたのか理由を把握する必要があります。

再提出の書き方がわからない場合は、却下した承認者に理由を尋ねることが確実です。

稟議書を書く際には、自分が書いた内容が他の人にも伝わるようにすることが重要です。

先輩や上司にチェックしてもらうこともおすすめです。

経費がかかる稟議書では、目的や費用、想定される効果などを明確に記載しましょう。

また、導入に際しての懸念点やデメリットにも触れ、どのように対応していくかも伝えるのがポイントです。

社内稟議における3つの課題とは、作成コストがかかること、承認までに時間を要すること、稟議書の管理が面倒なことです。

作成にコストがかかる稟議書では、紙代や印刷代のコストがかかります。

また、稟議書のフォーマットがない企業は、毎回一から作成しなければならないため、社員に業務負荷を与え、その分の人的コストもかかります。

承認までに時間を要する稟議では、稟議書を紙で作成した場合、起案者は、承認のために複数の上司や役員のところへ、わざわざ足を運び、稟議書を届ける必要があります。

そのうえ、承認者の不在時は帰社を待たなければならず、業務状況によっては稟議書の承認が後回しになったりする場合もあります。

稟議書の管理が面倒な課題では、紙の稟議書は保存するのにも苦労します。

稟議書は、後から見返す機会もあるため、大切に保管しなければなりませんが、次第に資料も増えてきて、整理が大変になります。

承認TIMEはクラウド型のサービスで、インターネット環境があればスマートフォン・タブレットからでも閲覧・操作が可能です。

緊急時の追い越し承認や、AND承認（全員承認必要）、OR承認（誰か一人承認）といった承認ルートにも対応しているため、事前に承認ルートを自社に合わせて設定しておくことで、メールの宛先の間違いや、抜け漏れを防ぐことができます。

また、緊急時には飛越し承認も設定できるため、柔軟な運用が可能です。

承認後の稟議書を保管する際も、管理の手間やコストがかかってしまいます。

一方、メールやワークフローシステムを使って稟議を進めれば、稟議を手渡しする手間や時間がかかりません。

また、稟議の進捗状況も把握しやすいという利点があります。

さらに、作成から保管まで全てデータ上で管理できるため、多くのコストを削減できます。

稟議メールの注意点は、文章は簡潔に記載し、箇条書きなどを用いて視覚的にわかりやすくなるよう心がけましょう。

専門用語は使わないことが重要です。

メールの署名には氏名、部署、役職、メールアドレス、住所、電話番号などを記載する必要があります。

また、稟議を効率化するためには、ワークフローシステムの導入が有効です。

ワークフローシステムでは、稟議の申請から回覧、承認までをシステム上で行うことができます。

さらに、メール稟議を効率化するためには、要点を明確にし、数値を用いて記載することが重要です。

また、承認依頼のメールは簡潔すぎず、届いているか確認するなどの配慮も必要です。

ワークフローシステムの導入により、稟議のテンプレート化や承認状況の管理などが可能となり、業務の効率化に役立ちます。

稟議書の管理に関する課題はセキュリティリスクにつながる。

紙の稟議書はコストや時間がかかるだけでなく、情報漏洩のリスクもあるため、電子化が推奨される。

稟議書を電子化すれば、承認までの時間を短縮し、保管スペースや紛失リスクも低減できる。

しかし、デジタル化への移行はストレスが伴うため、簡単に使えるITツールが求められる。

その中で非IT企業の65歳以上の社員でも使えるシンプルなツール「Stock」がおすすめされる。

Stockには稟議書を作成できる「ノート」があり、作成した書類は承認者に共有される。

また、編集権限を任意のメンバーに付与できるため、安全に稟議にかけられる。

Stockはチームの情報を簡単に残せるツールであり、ノート機能やタスク、メッセージの機能を利用することで情報の分散を防ぎ、整理された状態で業務を遂行できる。

ITに詳しくないチーム向けのツールであり、専門知識がなくても簡単に始められる。

稟議を通すことには、どのようなメリットがあるかを具体的に主張することが重要です。

数値などを使って説得力を高めることができます。

また、稟議を通さなかった場合、企業としてどのようなデメリットがあるかも明確に記載する必要があります。

特に、競合他社の状況などを示すことで、承認者に危機感をアピールすることができます。

稟議をかける際には、稟議書を通すメリットだけでなく、逆に通さないことで企業が請け負うリスクを明確に伝えることが重要です。

社内稟議の課題と書き方のコツについて解説してきました。

社内稟議はアナログでは承認フローが長くなり、業務効率を低下させるだけでなく、作成・管理にかかるコストも増えます。

そのため、ITツールを活用して書類の共有を行うことが重要です。

ただし、ITに詳しくない社員にとっては負荷がかかるため、使いやすいツールを選ぶことが必要です。

書類の電子化をスムーズに進めるためには、非IT企業の65歳以上の方でも使いやすい情報共有ツール「Stock」がおすすめです。

稟議メールを効率的に承認してもらうためには、以下の5つのチェック項目を使ってメールを書くことがおすすめされています。

①稟議メールに書くべき項目を記載できているか？

稟議の目的や背景を正しく伝えるために、メールを作成する前に確認するべき項目があります。

特に、稟議が承認された際のメリットとデメリットを事前に確認しましょう。

②デメリットよりもメリットを強調できているか？

稟議を承認した際に発生するメリットとデメリットを比較し、メリットが大きいことを伝えるべきです。