Outlook のメールテンプレート、使いこなせてる？効率アップの秘訣とは！？
💡 メール作成時間の短縮
💡 メール品質の向上
💡 効率的な業務遂行
それでは、Outlook のメールテンプレートについて詳しく見ていきましょう。
メールテンプレートの基本
まずは、メールテンプレートの基本について説明いたします。
公開日:2022/10/17
✅ Outlook でメールのテンプレートを作成する方法を紹介。テンプレートでは、よく使う定型文を登録しておけば、メール作成時にワンクリックで入力することができ、効率的に作業を進めることができる。
✅ テンプレートの登録方法は、メール作成画面の「その他のコマンド」から「テンプレートを表示」を選択し、新規作成またはサンプルテンプレートから編集する。
✅ 「単語の登録」機能を活用することで、よく使う定型文を簡単に登録し、メール作成時の入力の手間を省くことができる。単語の登録は、タスクバーの「あ」または「A」を右クリックして「単語の追加」を選択し、登録したい単語と読みを入力して登録する。
さらに読む ⇒窓の杜出典/画像元: https://forest.watch.impress.co.jp/docs/serial/offitech/1447429.htmlテンプレートを活用することで、メール作成がよりスムーズになりますね。
メールのテンプレート（ひな形）には、Outlook の「マイテンプレート」、「ユーザーテンプレート」、「クイック操作」の 3 種類がある。
マイテンプレートはメール本文のみをテンプレート化し、ユーザーテンプレートは宛先や件名などの詳細情報をテンプレート化できる。
クイック操作は、メール作成の一連の操作を登録しておき、そこからテンプレートを呼び出して利用することができる。
これにより、メール作成を効率化し、ミスを防止することができる。
なるほどね、メール作成の効率化にはテンプレートが必須やね。
Outlook でのテンプレートの作成と使用
続いて、Outlook でのテンプレートの作成と使用について解説いたします。
✅ Outlookのメールテンプレートは3種類あり、それぞれ特徴と利用シーンが異なります。
✅ マイテンプレートは本文テキストのみ、ユーザーテンプレートは宛先・件名・本文・添付など、署名は自身の連絡先などを作成できます。
✅ 各テンプレートの作成・呼び出し方法を解説し、効率的なメール対応を実現する方法を提案しています。
さらに読む ⇒メール管理・メール共有システムのメールワイズ｜チームワークを支えるサイボウズ出典/画像元: https://mailwise.cybozu.co.jp/column/148.htmlテンプレートの種類によって使い分けができると、より効率的にメール作成できますね。
テンプレートの作成は、新規メールを作成して内容を入力し、「ファイル」→「名前を付けて保存」から「Outlook テンプレート」として保存することで行える。
テンプレートは、メール作成画面の「ホーム」タブにある「新しいアイテム」→「その他のアイテム」→「フォームの選択」から呼び出すことができる。
テンプレートを使用すると、テンプレートに登録した内容がメールに自動的に挿入され、宛先や件名などの情報を変更するだけでメールを作成できる。
テンプレートはね、魔法の呪文みたいなもんよ。
定型文の登録と使用
定型文の登録と使用について説明しましょう。
✅ よく使う挨拶文や祝辞などを「定型句」として登録しておくことで、入力の手間を省くことができます。
✅ 「クイックパーツ」機能を使用することで、会社名入りの挨拶文や祝辞、週報など、よく使う文章を定型句として保存できます。
✅ 定型句にはWebサイトのリンクや画像を含めることができるため、比較的凝った文章をストックするのにも便利です。
さらに読む ⇒ できるネット出典/画像元: https://dekiru.net/article/20668/定型文を登録しておけば、同じ文章を何度も入力する必要がなく、便利です。
Outlook では、「クイックパーツ」と「マイテンプレート」を利用して定型文を登録しておき、メール作成時に挿入することができる。
クイックパーツは、よく使う文章や画像を登録しておき、名前を入力するだけで挿入できる。
マイテンプレートは、メール本文全体をテンプレート化しておき、テンプレートを表示することで繰り返し定型文を挿入できる。
これにより、同じ内容の文章を何度も入力する手間を省くことができる。
定型文って、なんやねん？
”署名の設定”
”では、署名の設定について説明します。
”。
公開日:””
✅ ”Outlook
✅ ”署名設定を行うには、Outlook
✅ ”署名の内容はテキストボックスに入力し、「OK」をクリックすると、作成した署名はメールに自動的に追加されるようになります。”
さらに読む ⇒”株式会社セルクル出典/画像元: ”https://support.design-inc.jp/column/4898/””署名設定は、メールの最後に自動的に連絡先情報を追加できるのでとても便利です。
”。
”Outlook。
”署名って、どう設定するん？”
テンプレートや署名の活用
最後に、テンプレートや署名の活用についてまとめます。
✅ メールテンプレートは、メール作成時間を短縮し、対応品質を均一化する効果があります。
✅ Gmail、Outlook、Yahoo!メール、Thunderbirdなど、一般的なメールシステムでのテンプレート設定方法が解説されています。
✅ テンプレート作成は業務効率化に役立ちますが、定期的な見直しや状況に応じた柔軟な対応が重要です。
さらに読む ⇒【公式】メールディーラー｜株式会社ラクス｜メール・問い合わせの共有管理ができるメーラー出典/画像元: https://www.maildealer.jp/column/point/template179.phpテンプレートや署名を活用することで、より効率的にメール作成を行うことができますね。
メールテンプレートや署名を利用することで、メール作成作業を効率化したり、ミスを防止したりすることができる。
テンプレートは、よく使うメールの内容をあらかじめ登録しておき、宛先や件名などの情報を変更するだけで簡単にメールを作成できる。
署名は、メールの末尾に自動的に挿入されるため、毎回手動で入力する手間を省くことができる。
さらに、テンプレートや署名を異なるデバイス間で同期させることで、どこからでも同じ内容のメールを作成したり、署名を使用したりすることができる。
テンプレートと署名はね、未来への架け橋みたいなもんよ。
本日は、Outlook のメールテンプレートについて解説いたしました。
💡 メール作成時間の短縮
💡 メール品質の向上
💡 効率的な業務遂行
